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###### tags: `Smart in Progress` `recommandations` `Accompagnement` :::warning Ce document est issu d'un travail contributif. Nous avons figé son contenu avec les groupes de travail Habituellement pour l'éditer vous pouvez passer en mode édition : [**<i class="fa fa-edit fa-fw"></i>**](https://pad.smartcoop.io/recommandations-accompagnement-2021?edit)/[**<i class="fa fa-columns fa-fw"></i>**](https://pad.smartcoop.io/recommandations-accompagnement-2021?both) Si vous n'êtes pas à l'aise avec la syntaxe markdown, ce [tutoriel](https://pad.smartcoop.io/utiliser-hedgedoc) est à votre disposition. ::: [Smart in Progress] Recommandations des groupes de travail "Accompagnement" === ![](https://s3.standard.indie.host/pad-smartcoop-io/uploads/upload_1969596891cdff4d655902a1f4023829.jpg) **Groupes :** Bruxelles (BE), Rennes–Nantes (FR). **Secrétaires :** Dorcas Sizaire, Georgia Walter, Judith Verhoeven, Paul Alain Boulvert. **Animateurs·trices :** Corinne Lepage, Farah El Hour, Jan Vercauteren. **Participant·es :** Inès Berghman, Nicolas Berut, Jeroen Boogaerts, Paolo Boselli, Pierre D'haenens, Ann De Visscher, Karin Dolmans, Marie Dorge, Josiane Droeghag, Alejandra Flichman, Marie Jaillard-Seffals, Nathalie Marcoul, Nils Solari, Igor t'Serstevens. **Langues des groupes :** français et néerlandais :::info ## Sommaire #### [Introduction de la thématique](#Introduction-de-la-th%C3%A9matique) #### [Vie Coopérative](#Vie-Coop%C3%A9rative) Introduction 1- Smart facilite la création d’assemblées ou groupes de sociétaires 2- Smart travaille à la vie coopérative ainsi qu’aux liens inter-sociétaires 3- Smart fait le point sur les précédentes recommandations SIP liées à l’accompagnement et au développement de l’Activité 4- Faire vivre l’école de la coopération 5- Inventer des rites de passage au sociétariat #### [Accompagnement professionnel et développement de projets](#Accompagnement-professionnel-et-d%C3%A9veloppement-de-projets1) 6- Conscientisation des rapports de dominations pour transformer les pratiques professionnelles et d’accompagnement 7- Accompagner les profils en phase d’idéation et d’incubation de projet 8- Visibiliser et clarifier l’accompagnement individuel chez Smart #### [Networking, créations d’opportunités, partenariat](#Networking-cr%C3%A9ations-d%E2%80%99opportunit%C3%A9-et-partenariat) 9- Smart stimule la création de travail et le développement des projets/activités en encourageant le networking et la collaboration entre les membres 10- Créer des partenariats spécifiques pour la mise à disposition des locaux en vue d’une utilisation mixte au profit des sociétaires et conseiller·es. 11- Smart renforce les bases d’une stratégie de partenariat #### [Communication et information](#Communication-et-information1)  12- Smart met en place une communication plus adaptée pour rejoindre les services concernés dans les heures d’ouverture des bureaux 13- Smart doit absolument revoir ses sites web 14- Smart réorganise la communication liée à l’information nécessaire à l’accompagnement de base (pour libérer du temps chez les conseiller·es) 15- Smart élabore des tutoriels pour améliorer la prise en main de ses outils 16- Livret d’accueil numérique 17- Smart simplifie son langage et utilise un langage universel dans sa communication 18- Smart devrait communiquer à propos de son « mission statement » #### [La question transversale de Smart Agora](#La-question-transversale-de-Smart-Agora1) Introduction 19- Smart fait le point et met en place les précédentes recommandations SIP liées à Smart Agora /création d’un nouveau Forum/Annuaire. 20- Smart doit absolument revoir et réactiver le site web Smart Agora 21- Smart doit mettre en place un annuaire des sociétaires 22- Smart travaille à l’élaboration d’un forum #### [Annexe I](#Annexe-I--Quelques-r%C3%A9flexions-d%E2%80%99introduction-du-groupe-de-travail-%C2%AB-Accompagnement-%C2%BB-de-Rennes-Nantes)  Quelques réflexions d’introduction du groupe de travail « Accompagnement » de Rennes-Nantes ::: ## Introduction de la thématique Il ne peut exister d’autonomisation et d’épanouissement des travailleur·ses sociétaires sans qu’elles et ils disposent d’une réelle capacité à utiliser avec aisance les outils et services Smart. Smart est une organisation à forte valeur ajoutée humaine et doit l’être encore davantage, non seulement au bénéfice de ses sociétaires, mais aussi pour contribuer à renforcer son image d’organisation sérieuse, engagée dans la durée auprès de ses membres afin qu’ils puissent y tracer un parcours pérenne. Dans ce contexte, chaque gain de productivité apporté par un outil performant permet de libérer du temps d’accompagnement humain à forte valeur ajoutée. Notre défi est d’articuler des outils de support et des accompagnements qui répondent aux besoins et attentes de dizaines de milliers de membres d’âges, de qualifications et d’expériences variables, présent·es dans différents pays et dans différents environnements professionnels. Les groupes de travail ont regardé au-delà d’un accompagnement pour utiliser les outils Smart et participer à la vie de la coopérative, quelle proposition d’accompagnement chez Smart pour les projets et les activités ? Cet accompagnement peut notamment être individuel, économique, social, collectif, local, à la coopération… et s’inscrire dans des parcours. Trois groupes se sont réunis pour travailler sur cette thématique. Avec des regards et approches différentes, ils ont fait converger leurs recommandations rassemblées ci-dessous, vous trouverez des indications pour garder trace de leur provenance (FR ou BE accompagné du numéro du groupe). ## Vie Coopérative **Introduction :** En cette période de pandémie, les sociétaires se sont rendu compte que, plus que jamais, ils avaient besoin de retrouver du lien et de donner du sens à leurs activités et dans leurs collaborations avec Smart. L’accompagnement n’est pas uniquement lié à un·e conseiller·e ou à une équipe mais aussi aux relations inter-sociétaires. Il y a également un découragement au niveau de la participation des sociétaires Smart aux groupes SIP. Ceux -ci ont l’impression de « travailler » pour rien. Il est ressenti comme un retard au niveau des mises en place des recommandations des groupes de travail des années précédentes et ce, depuis la création des SIP. Smart est un paquebot qu’il est difficile à faire dévier de sa trajectoire. Contrairement à ce que l’on pourrait imaginer, les sociétaires ressentent une perte de contact avec Smart depuis le passage en coopérative. Comment réformer le principe des fonctionnements des SIP ? Les coopératives étant particulièrement rares dans notre paysage économique, Smart doit s’inventer et ne pas avoir peur de changer les choses qui ne fonctionnent pas. **Recommandations** ### 1- Smart facilite la création d’assemblées ou groupes de sociétaires *BE-ACC1/ BE-ACC2* Au cours des rencontres du processus « Smart in Progress » de nombreux sociétaires de la coopérative ont exprimé l’envie de participer activement à la vie de SmartCoop. Les sociétaires s’emparent donc du projet et créent une assemblée. La proposition première est d’essayer de mettre en place rapidement certaines recommandations qui peuvent être « facilement » accomplies par certain·es sociétaires et ainsi alléger, faciliter et accélérer le traitement des recommandations de Smart In Progress. Smart met tout en œuvre pour faciliter le travail de ce groupe avec la mise à disposition d’espaces, des ressources nécessaires, de personnes de contact, etc. ++Source d’inspiration :++ - Le comptoir des sociétaires (né dans le groupe SIP2020-2021 -Bruxelles Accompagnement/FR) - Le Comité Collectif Local (né dans le groupe SIP2019-2020 - Nantes "Pour qui, avec qui ") ### 2- Smart travail à la vie coopérative ainsi qu’aux liens inter-sociétaires *BE-ACC1* - a. Smart crée une journée d’échange d’expériences entre sociétaires. - b. Smart crée des rassemblements de sociétaires dans chaque ville où elle se trouve. L’objectif étant de fédérer les sociétaires (évènements mini bus, parc, etc…). - c. Smart pourrait créer une foire des métiers Smart et ainsi rendre visible tous les secteurs de la coopérative. - d. Smart élargit les espaces type KOP (Bruxelles) dans les autres villes où elle est présente. ### 3- Smart fait le point sur les précédentes recommandations SIP liées à l’accompagnement et au développement de l’Activité *BE-ACC1* Smart doit informer ses sociétaires sur l’avancement des recommandations passées. Smart doit informer les sociétaires qui ont participés aux SIP de l’avancement ou du suivi réservés aux recommandations. Smart doit penser à une gouvernance pour les recommandations faites, ainsi que pour la démarche générale des SIP. À noter pour cette recommandation, les sociétaires de ce groupe de travail avaient déjà participé à d’autres groupes SIP auparavant. L’objectif de cette recommandation est d’alerter le CA sur cette problématique importante. L’accompagnement a déjà été traité dans différents groupes SIP depuis plusieurs années mais aucune avancée n’a été communiquée et il n’est pas possible de savoir ce qui a été pris en compte ou pas. Le travail est refait à chaque SIP. ### 4- Faire vivre l’école de la coopération *FR-ACC1* Faire vivre l’école de la coopération permet aux conseiller·es de capitaliser sur les pratiques collectives de coopération en interne pour le développer dans une dynamique vertueuse. ++Moyens :++ Moyens humains => lien avec le métier de conseiller·es. *([Cfr. Annexe I – sur le Qui Accompagne Qui](#1-%E2%80%9CQui-accompagne-qui%E2%80%9D-afin-de-traiter-les-probl%C3%A9matiques-des-deux-personnes-qui-sont-en-lien-pendant-l%E2%80%99accompagnement)).* ### 5- Inventer des rites de passage au sociétariat *FR-ACC1* Inventer des rites de passage au sociétariat permet de rendre concret le côté coopératif de Smart et développer l’implication des sociétaires. *(Cfr. [Recommandation 22.f](#22--Smart-travaille-%C3%A0-l%E2%80%99%C3%A9laboration-d%E2%80%99un-forum) et [Annexe I – sur le Co-Accompagnement](#3-%E2%80%9CLe-co-accompagnement%E2%80%9D-pour-valoriser-les-qualifications-de-chacun%C2%B7e-des-soci%C3%A9taires-et-les-implications-que-portent-les-valeurs-coop%C3%A9ratives))* ## Accompagnement professionnel et développement de projets ### 6- Conscientisation des rapports de dominations pour transformer les pratiques professionnelles et d’accompagnement (sexisme, classisme, validisme, racisme, etc.) *FR-ACC1* Accompagnement individuel, formations et groupes d’échanges (en non-mixité) - Vigilance dans la diversité des recrutements. - Laisser les premiers concerné·es s’emparer de ces outils. *(Cfr. [Annexe I « Qui Accompagne qui »](#1-%E2%80%9CQui-accompagne-qui%E2%80%9D-afin-de-traiter-les-probl%C3%A9matiques-des-deux-personnes-qui-sont-en-lien-pendant-l%E2%80%99accompagnement) et [le projet de recommandations sur « Egalité de Genre »](https://pad.smartcoop.io/s/recommandations-egalite-2021))* ++Moyens :++ - Moyens humains des sociétaires et des conseiller·ères / via des formations, informations, groupe de parole. - Moyens pour la création d’outils pour le handicap. ++Qui le fait :++ - En local pour les groupes de paroles non mixtes par les sociétaires. - RH dans les aspects liés aux recrutements. ### 7- Accompagner les profils en phase d’idéation et d’incubation de projet *FR-ACC1* Inscrire dans le métier des conseiller·es la possibilité d’accompagner des profils en phase d’idéation et d’incubation de projet. *([Cfr. Annexe I « Qui accompagne qui »](#1-%E2%80%9CQui-accompagne-qui%E2%80%9D-afin-de-traiter-les-probl%C3%A9matiques-des-deux-personnes-qui-sont-en-lien-pendant-l%E2%80%99accompagnement))* Pour la réalisation de cette recommandation Smart peut s’appuyer sur le partenariat existant ou développer sa stratégie partenariale afin de mutualiser les ressources *([Cfr. Annexe I « Coopération Inter-structure »](#4-%E2%80%9CL%E2%80%99accompagnement-dans-sa-dimension-inter-structures%E2%80%9D-et-les-valeurs-d%E2%80%99ouverture-qu%E2%80%99elle-apporte) => si pas de ressources, développer des partenariats)*. ++Moyens :++ Moyens humains pour retravailler les contours du métier + formation aux conseiller·es. ### 8- Visibiliser et clarifier l’accompagnement individuel chez Smart *FR-ACC1* Visibiliser les engagements de l’accompagnement : les limites, les moyens constants dévolus aux salarié·es, les thèmes abordés, les liens avec le co-accompagnement et les évolutions du métier et de Smart. Présenter l’accompagnement, ses limites, ses moyens, en quoi consiste cet accompagnement, en quoi la·e conseiller·e peut aider ou non, où retrouver l’information le cas échéant, dans quelle mesure peut-on solliciter le conseiller·e, etc. ++Moyens :++ Moyens humains mais vigilance quant à l’évolution du temps de travail pour travailler sur les contours, les besoins. *([Cfr. Annexe I « Quel Accompagnement »](#2-%E2%80%9CQuel-accompagnement%E2%80%9D-pour-comprendre-son-cadre-et-ses-moyens-et-l%E2%80%99inter-connaissance-n%C3%A9cessaire-au-d%C3%A9veloppement-de-Smart))* ## Networking, créations d’opportunité et partenariat ### 9- Smart devrait stimuler la création de travail et le développement des projets/activités/entreprises en encourageant le networking et la collaboration entre les membres *BE-ACC2 / FR- ACC1* ++Argumentation :++ La question principale que se posent les personnes qui arrivent chez Smart est : « Comment générer des revenus ? » Smart doit pouvoir y apporter une réponse claire en se posant la question suivante : « Comment créer du travail ? » Smart doit tirer profit de sa plus grande force : mettre en contact la dizaine de milliers de membres qui poursuivent le même objectif (travail rémunéré), afin que chacun·e connaisse celles et ceux cherchant du travail et celles et ceux en proposant. Il est préférable de trouver du travail via la « communauté Smart » plutôt que via des agences d’intérim, par exemple. Cela génère aussi des revenus pour Smart. *(Cfr. aussi [Recommandation n°2 « Vie Coopérative »](#2--Smart-travail-%C3%A0-la-vie-coop%C3%A9rative-ainsi-qu%E2%80%99aux-liens-inter-soci%C3%A9taires) et [l’Annexe I « Quel Accompagnement »](#2-%E2%80%9CQuel-accompagnement%E2%80%9D-pour-comprendre-son-cadre-et-ses-moyens-et-l%E2%80%99inter-connaissance-n%C3%A9cessaire-au-d%C3%A9veloppement-de-Smart))* ++Comment ?++ - a. Rapprocher l’offre et la demande en organisant des moments de networking : Organiser des moments de networking de façon bien plus active qu’à l’heure actuelle, y compris localement. - b. Rapprocher l’offre et la demande via le site : Dans la zone membre, créer une page ou un lien pour les sociétaires qui souhaitent partager leurs informations professionnelles et/ou prévoir une fonction/un module GDPR (Règlement Général sur la Protection des Données) supplémentaire lors de l’inscription. - c. Réactiver Smart Agora ou créer un annuaire ou un Forum : Il est primordial de disposer d’un outil facile d’accès qui permettrait de décharger les conseillers·es de la mise en relation des membres. *(Cfr. Recommandations [n°9.c](#9--Smart-devrait-stimuler-la-cr%C3%A9ation-de-travail-et-le-d%C3%A9veloppement-des-projetsactivit%C3%A9sentreprises-en-encourageant-le-networking-et-la-collaboration-entre-les-membres), [n°19](#19--Smart-fait-le-point-sur-les-pr%C3%A9c%C3%A9dentes-recommandations-SIP-li%C3%A9es-%C3%A0-Smart-Agora-ou-%C3%A0-la-cr%C3%A9ation-d%E2%80%99un-nouveau-Forum-Annuaire-et-les-met-en-place) et [n°20](#20--Smart-doit-absolument-revoir-et-r%C3%A9activer-le-site-web-Smart-Agora) et [Annexe I « Co-accompagnement »](#3-%E2%80%9CLe-co-accompagnement%E2%80%9D-pour-valoriser-les-qualifications-de-chacun%C2%B7e-des-soci%C3%A9taires-et-les-implications-que-portent-les-valeurs-coop%C3%A9ratives))* - d. Rapprocher l’offre et la demande via les conseiller·es : En créant un point de contact ou un comité central pour les projets à soutenir. ++Source d’inspiration :++ initiative Coopcity « projet cherche partenaire ». (Cette recommandation est complétée par la [recommandation n°14](#14--Smart-r%C3%A9organise-la-communication-li%C3%A9e-%C3%A0-l%E2%80%99information-n%C3%A9cessaire-%C3%A0-l%E2%80%99accompagnement-de-base-pour-lib%C3%A9rer-du-temps-chez-les-conseiller%C2%B7es) qui vise à libérer du temps chez les conseiller·es afin de lui permettre de réaliser cette tâche). - e. Favoriser l’interconnaissance et l’accompagnement collectif : Smart doit favoriser l’interconnaissance et l’accompagnement collectif à travers des : - Forum de discussion entre membres animé par les accompagnateur·trices *([Cfr. Recommandation n°22](#22--Smart-travaille-%C3%A0-l%E2%80%99%C3%A9laboration-d%E2%80%99un-forum))*. - Rendez-vous d’accueil : sur une demi-journée, petit déjeuner, apéro => inviter les membres les plus ancien·nes. - Accessibilité et lisibilité des lieux ou la création de nouveaux lieux si besoin avec un budget prévu pour se réunir lorsque cela est nécessaire. Pour les lieux, il est possible de s’appuyer sur le partenariat existant ou de développer de nouveaux partenariats avec d’autres structures. *([Cfr. Recommandation n°13](#13--Smart-doit-absolument-revoir-ses-sites-web))* ++Moyens :++ Moyens humains en interne + repérer des partenaires + moyens financiers. ++Qui le fait :++ Localement par sociétaires et conseiller·es. *([Cfr. Annexe I “Quel accompagnement”](#2-%E2%80%9CQuel-accompagnement%E2%80%9D-pour-comprendre-son-cadre-et-ses-moyens-et-l%E2%80%99inter-connaissance-n%C3%A9cessaire-au-d%C3%A9veloppement-de-Smart))* - f. Encourager, valoriser et visibiliser le co-accompagnement à travers la création de groupes de travail Encourager, valoriser et visibiliser le co-accompagnement à travers - La création de groupes de travail spécifiques ponctuels (en local ou pas) avec des référent·es (membres) sur des questions techniques. - L’organisation de moments de partage d’expériences, d’échanges de pratiques, tant sur des questions techniques que sur les valeurs coopératives. *([Cfr. Annexe I Co-accompagnement](#3-%E2%80%9CLe-co-accompagnement%E2%80%9D-pour-valoriser-les-qualifications-de-chacun%C2%B7e-des-soci%C3%A9taires-et-les-implications-que-portent-les-valeurs-coop%C3%A9ratives))* ### 10- Créer des partenariats spécifiques avec d’autres structures pour la mise à disposition des locaux *FR-ACC1* Créer des partenariats spécifiques avec d’autres structures pour la mise à disposition des locaux en vue d’une utilisation mixte au profit des sociétaires et conseiller·es. ++Moyens :++ - a. Outils de géolocalisation (annuaire/cartographie) pour repérer zones avec une présence de membres Smart. *(Cfr. recommandations [n°9.c](#9--Smart-devrait-stimuler-la-cr%C3%A9ation-de-travail-et-le-d%C3%A9veloppement-des-projetsactivit%C3%A9sentreprises-en-encourageant-le-networking-et-la-collaboration-entre-les-membres), [n°19](#19--Smart-fait-le-point-sur-les-pr%C3%A9c%C3%A9dentes-recommandations-SIP-li%C3%A9es-%C3%A0-Smart-Agora-ou-%C3%A0-la-cr%C3%A9ation-d%E2%80%99un-nouveau-Forum-Annuaire-et-les-met-en-place) et [n°20](#20--Smart-doit-absolument-revoir-et-r%C3%A9activer-le-site-web-Smart-Agora))*. - b. Humains : chargées de partenariats ainsi que les chargées de la gestion des tiers lieux. ++Qui le fait :++ DSI – sociétaires. *([Cfr. Annexe I « Cooperation Inter-Structures](#4-%E2%80%9CL%E2%80%99accompagnement-dans-sa-dimension-inter-structures%E2%80%9D-et-les-valeurs-d%E2%80%99ouverture-qu%E2%80%99elle-apporte))* ### 11- Smart renforce les bases d’une stratégie de partenariat *FR-ACC1* Smart renforce les bases d’une stratégie de partenariat au profit de la structure et de ses sociétaires à travers : - a. Diagnostic territorial de l’écosystème entrepreneurial Réaliser un diagnostic territorial de l’écosystème entrepreneurial en commun avec des structures partenaires ++Moyens :++ Humains. ++Qui le fait :++ Les équipes chargées du partenariat DOP et DGD. *([Cfr. Annexe I « Cooperation Inter-Structures](#4-%E2%80%9CL%E2%80%99accompagnement-dans-sa-dimension-inter-structures%E2%80%9D-et-les-valeurs-d%E2%80%99ouverture-qu%E2%80%99elle-apporte))* - b. Identifier partenaires et rendre visible Smart auprès d’elles et eux ++Moyens :++ Humains / communication. ++Qui le fait :++ Service communication / conseiller·ère·s / équipes chargées du partenariat DOP et DGD. *([Cfr. Annexe I « Cooperation Inter-Structures](#4-%E2%80%9CL%E2%80%99accompagnement-dans-sa-dimension-inter-structures%E2%80%9D-et-les-valeurs-d%E2%80%99ouverture-qu%E2%80%99elle-apporte))* ## Communication et information  *Smart améliore sa communication au sein de la coopérative et vers l’extérieur* ### 12- Smart met en place une communication plus adaptée pour joindre les services concernés dans les heures d’ouverture des bureaux *BE-ACC1* ++Constats sur la situation actuelle :++ Actuellement, dans certaines villes belges, il est impossible d’avoir des conseiller·es au téléphone. Tout contact doit se faire exclusivement par mail. À l’ère de la communication, il est impensable que les sociétaires ne puissent pas contacter les conseiller·es Smart. Nous ne demandons pas que nos conseiller·es soient toujours joignables, mais nous demandons de pouvoir avoir un contact téléphonique dans les heures d’ouverture des bureaux. Il est également impensable que les donneurs d’ordre ne puissent pas joindre Smart par téléphone. ++Propositions :++ - a. Création d’une (ou plusieurs) lignes téléphoniques de dispatching qui permet aux sociétaires ou aux donneurs d’ordre de contacter directement chacun des services concernés par la problématique d’appel. Exemple : la touche 1 pour le service administratif, touche 2 le service clients, etc. - b. Via le site web et une page contact qui indiquent les autres services et leurs coordonnées complètes. - c. Smart veille à ce que les bureaux restent joignables par téléphone pendant les heures d’ouvertures annoncées. ### 13- Smart doit absolument revoir ses sites web *BE-ACC1* ++Constats sur la situation actuelle :++ - Les sites web de Smart ne sont pas clairs et comportent beaucoup trop d’informations. - L’accessibilité à l’information est trop difficile. Le design est trop complexe ainsi que le vocabulaire utilisé en ce qui concerne le site corporate. - Il existe depuis l’arrivée du blog Kronik une confusion dans l’accès à l’information. De manière générale, l’utilisateur·trice ne sait pas trouver l’information qu’il cherche et comment y avoir accès en moins de 3 clics. Par exemple, pour s’inscrire et trouver les coordonnées de facturation de Smart, il faut aller sur le site web. Pour les informations concernant les notes de frais, il faut aller sur Kronik. ++Propositions pour la révision/réorganisations des sites web :++ - a. Il doit y avoir du lien entre les sites web Smart, de la cohérence graphique, de la structure et du contenu. Le site Smart Agora est totalement à revoir *(Cfr. Recommandations [n°9.c](#9--Smart-devrait-stimuler-la-cr%C3%A9ation-de-travail-et-le-d%C3%A9veloppement-des-projetsactivit%C3%A9sentreprises-en-encourageant-le-networking-et-la-collaboration-entre-les-membres), [n°9.e](#9--Smart-devrait-stimuler-la-cr%C3%A9ation-de-travail-et-le-d%C3%A9veloppement-des-projetsactivit%C3%A9sentreprises-en-encourageant-le-networking-et-la-collaboration-entre-les-membres) et [n°20](#20--Smart-doit-absolument-revoir-et-r%C3%A9activer-le-site-web-Smart-Agora))* - b. Dans cette optique de simplification de structure, nous proposons de créer trois entrées distinctes au site web avec du contenu spécifique dont des modes d’emploi : - Smart Facile pour les nouveaux (pour les utilisateurs·trices qui n’ont jamais eu accès à la coopérative). - Smart Basic (pour les utilisateurs·trices qui font des contrats simples ou qui ont besoin d’informations basiques et simples). - Smart expert (pour les activités plus développées : DA, engagement, investissements, etc.). - c. Actuellement les modes d’emploi sont trop compliqués à trouver et ne conviennent pas à tous. Nous demandons des modes d’emploi et de l’information simple, efficace et facile d’accès. ### 14- Smart réorganise la communication liée à l’information nécessaire à l’accompagnement de base (pour libérer du temps chez les conseiller·es) *BE-ACC2* ++Constats sur la situation actuelle :++ La·le conseiller·e perd trop de temps à expliquer les outils individuellement. Il est difficile, après seulement une session d’information et une rencontre avec le conseiller·e, de comprendre et connaître le fonctionnement des outils. En plus, ces derniers sont assez compliqués, certaines choses doivent être réintroduites à chaque fois. Dans cette situation, certaines personnes peuvent avoir peur de déranger les conseiller·es sur ce type de sujets *([Cfr. recommandations n°8](#8--Visibiliser-et-clarifier-l%E2%80%99accompagnement-individuel-chez-Smart-FR-ACC1))*. Les conseiller·es doivent avoir davantage de temps pour : - Offrir aux membres un accompagnement individuel, personnalisé et sur mesure. En ce qui concerne le contenu de l’activité et du travail, cela se traduit par la réalisation d’une analyse commerciale de l’activité du membre (éventuellement en collaboration avec des coaches et consultant·es internes ou externes). Cela permet de retenir les membres avec une activité en forte croissance. - Identifier les projets ayant le potentiel de créer du travail et des projets au sein de la « communauté Smart ». Créer un point de contact / comité central chez Smart à qui le·la conseiller·e peut transmettre les projets intéressants et au sein duquel ces suggestions sont suivies (cf. projet pilote BAF -> LaVallée). *([Cfr. aussi 2.c](#2--Smart-travail-%C3%A0-la-vie-coop%C3%A9rative-ainsi-qu%E2%80%99aux-liens-inter-soci%C3%A9taires))* ++Propositions :++ - a. ++Réorganisation des sessions d’information :++ - Lors des sessions ++d’information collectives ordinaires++, présenter Smart, sa structure, ses valeurs coopératives et ses objectifs, ses services et son offre de formations, et faire un tour d’horizon du site web. (Aussi possible en ligne, sous la forme de webinaires.) - Lors de sessions ++d’information collectives supplémentaires++ (par ex. tous les mois), offrir une « vraie formation », en petits groupes, pour expliquer les outils à ceux qui en ont besoin ou qui veulent lancer une activité. Contenu : comment utiliser les outils, aborder le contenu plus en profondeur, et suffisamment de temps pour des questions et réponses. ++Sources d’inspiration :++ les « sessions outils » en France. - b. ++Améliorer la communication sur les outils :++ - Outre la bulle d’information (lors de l’encodage du contrat), proposer également une publication en ligne avec des « Instructions sur les outils Smart ».  - Bien communiquer chaque changement substantiel via les conseiller·es et sur le site web, y compris via une présentation vidéo, par exemple. - c. ++Agrandir l’équipe « teamadmin » et lui permettre d’assister les membres sur les questions liées à l’utilisation des outils.++ En plus d’être un point de contact privilégié pour les questions administratives et financières, l’équipe « teamadmin » devrait aussi l’être pour les questions sur l’utilisation des outils. Outre l’utilisation des courriels et du téléphone, créer aussi un chabot et un helpdesk pour les Q&R. *([Cfr. Recommandation n°12.a](#12--Smart-met-en-place-une-communication-plus-adapt%C3%A9e-pour-joindre-les-services-concern%C3%A9s-dans-les-heures-d%E2%80%99ouverture-des-bureaux))* ### 15- Smart travaille à l’élaboration de tutoriels pour améliorer la prise en main de ses outils *BE-ACC1* Les sociétaires ne peuvent pas perdre des heures à chercher de simples informations. L’accès aux tutoriels doit être facile, via le portail, le site web ou le canal YouTube. Dans la mesure du possible, il faut mutualiser les outils. ### 16- Livret d’accueil numérique *FR-ACC1* Il est recommandé de produire un livret d’accueil numérique imprimable spécifique par bureau à remettre aux nouveaux·elles sociétaires et à modifier tous les ans. Un volet coopératif est nécessaire dans ce livret pour inciter à s’intéresser à ce sujet. ++Source d’inspiration :++ [le modèle du livret déjà existant](https://www.smartfr.fr/wp-content/uploads/2020/03/Bienvenue-chez-Smart.pdf) ++Moyens :++ Moyens humains en interne. ++Qui le fait :++ En local, en mixité / sociétaires – salarié·es. *([Cfr. Recommandation n°14](#14--Smart-r%C3%A9organise-la-communication-li%C3%A9e-%C3%A0-l%E2%80%99information-n%C3%A9cessaire-%C3%A0-l%E2%80%99accompagnement-de-base-pour-lib%C3%A9rer-du-temps-chez-les-conseiller%C2%B7es) et [Annexe I « Quel accompagnement »](#2-%E2%80%9CQuel-accompagnement%E2%80%9D-pour-comprendre-son-cadre-et-ses-moyens-et-l%E2%80%99inter-connaissance-n%C3%A9cessaire-au-d%C3%A9veloppement-de-Smart))* ### 17- Smart simplifie son langage et utilise un langage universel dans sa communication *BE-ACC1* Dans le but d’améliorer sa communication, Smart doit simplifier son langage et communiquer pour tou·tes et à tou·tes. La communauté Smart est grande et les sociétaires ne sont pas investi·es de la même manière. Le vocabulaire « Smartien » n’est pas compris de tou·tes. ### 18- Smart devrait communiquer plus clairement à propos de sa « mission statement » *BE-ACC2* ++Argumentation :++ L’historique de Smart, ce qu’elle fait et ce qu’elle défend font l’objet d’une communication claire. Mais quelle est sa vision à plus long terme ? Que souhaite-t-elle atteindre dans les dix prochaines années avec et pour ses membres ? Cette vision doit être communiquée clairement, car elle est essentielle. ## La question transversale de Smart Agora **Introduction :** La série de recommandations suivantes ont été catégorisées comme transversales car leurs réalisations dépendent de différents services (IT, service communication, direction opérationnelle, service clients, etc.) et impactent la réalisation d’autres recommandations sur différents aspects : autonomie des membres, réduction de la charge de travail des conseiller·es, amélioration du réseautage, développement du partenariat, création de nouvelles opportunités, participation et engagement au sein de la vie coopérative, etc. **Point de départ :** Depuis sa création, Smart Agora voulait être un site communautaire pour présenter le travail des sociétaires et tisser leur réseau. Cet annuaire/forum/plateforme devait permettre de créer son propre profil professionnel/ artistique, montrer son portfolio, site web, publier des évènements, mais aussi des opportunités tels que des bourses, appels à projets ou des offres d’emploi. Depuis plusieurs année Smart Agora est à l’abandon : - Le lien qui amène à l’outil est de plus en plus caché (en bas de page, en gris, sans aucune phrase qui attire l’intérêt). - L’outil n’est pas mis à jour par rapport aux besoins de la communauté. - Il n’y a aucun suivi des Forums, ni d’interactions avec les équipes mutualisées. **Constats sur la situation actuelle :** Depuis son passage en coopérative, Smart questionne ses sociétaires et ses équipes sur « comment faire vivre la coopérative ». En parallèle, depuis les premiers Smart in Progress, les sociétaires ont vu dans Smart Agora (ou d’un un annuaire/forum) la solution idéale à répondre à leurs besoins « professionnels » de rentrer en relation, de promouvoir leur travail, trouver des collaborateurs, discuter de leurs besoins, confronter leurs idées, faire communauté, bref « faire vivre la coopérative ». Dans une époque de digitalisation, cette ambition ne peut pas faire abstraction d’un outil informatique performant qui répond aux besoins de la communauté de Smart. Encore plus dans un monde du travail en mouvement constant, où les distances et les déplacements soudains ne permettent pas à toutes et tous de se retrouver dans la même ville, dans le même quartier, le même jour. La crise sanitaire « Covid-19 » a mis en évidence le besoin de se retrouver, se connaitre, débattre, s’informer, d’organiser, collaborer au-delà des distances. Les participant·es aux groupes SIP perçoivent la relance de Smart Agora ou la création d’un forum/annuaire comme partie intégrante d’un accompagnement professionnel qui ne peux pas se limiter à la simple rédaction des notes de frais ou des devis. Cela doit aussi viser la création de nouvelles opportunités de travail à travers le développement des réseaux professionnels et l’échanges entre métiers. ### 19- Smart fait le point sur les précédentes recommandations SIP liées à Smart Agora ou à la création d’un nouveau Forum /Annuaire et les met en place *BE-ACC1/ BE-ACC2/ FR-ACC1* En lien avec la recommandation n°3 « Smart fait le point sur les précédentes recommandations SIP liées à l’accompagnement et au développement de l’Activité », Smart prend sérieusement en compte toutes les recommandations liées à la réactivation de Smart Agora ou à la création d’un nouveau Forum /Annuaire : - a. SIP 2018-2019 Constitution des filières économiques *[Recommandation n°3 Mettre en place un annuaire et/ou une plateforme pour connecter les sociétaires et dynamiser les démarches des filières](https://ita.calameo.com/read/00469814102b59665a9b4?page=1)* - b. SIP 2019-2020 Créer, développer et consolider mon activité : comment et avec quels outils ? *[Recommandation n°2 Smart crée un annuaire de membres.](https://smartbe.be/wp-content/uploads/2020/05/Recommandations-SIP-2019-2020-Outils-.pdf)* - c. SIP 2020-2021 Égalité de Genre *[Cfr. Recommandation n°2.4](https://pad.smartcoop.io/#24-Smart-met-en-r%C3%A9seau-cr%C3%A9e-un-syst%C3%A8me-de-mentorat-et-cr%C3%A9e-des-temps-de-sororit%C3%A9-pour-les-soci%C3%A9taires-et-pour-les-membres-de-l%E2%80%99%C3%A9quipe-mutualis%C3%A9e)*. - d. SIP-2020-2021 Horizon-Post Crise *Cfr Recommandation [n°9.g](https://pad.smartcoop.io/#9-Logiciels-et-sites-web), [n°16](https://pad.smartcoop.io/#16-Encourager-la-cr%C3%A9ation-de-fili%C3%A8res-professionnelles), [n°18](https://pad.smartcoop.io/#18-Entraide-directe-entre-coop%C3%A9rateur%C2%B7trices), [n°20](https://pad.smartcoop.io/#20-Mettre-les-comp%C3%A9tences-des-soci%C3%A9taires-en-r%C3%A9seaux)*. - e. SIP 2020-2021 Accompagnement. *[n°20](#20--Smart-doit-absolument-revoir-et-r%C3%A9activer-le-site-web-Smart-Agora), [n°21](#21--Smart-doit-mettre-en-place-un-annuaire-des-soci%C3%A9taires), [n°22](#22--Smart-travaille-%C3%A0-l%E2%80%99%C3%A9laboration-d%E2%80%99un-forum) en lien avec les recommandations [n°9.c](#9--Smart-devrait-stimuler-la-cr%C3%A9ation-de-travail-et-le-d%C3%A9veloppement-des-projetsactivit%C3%A9sentreprises-en-encourageant-le-networking-et-la-collaboration-entre-les-membres), [n°9.e](#9--Smart-devrait-stimuler-la-cr%C3%A9ation-de-travail-et-le-d%C3%A9veloppement-des-projetsactivit%C3%A9sentreprises-en-encourageant-le-networking-et-la-collaboration-entre-les-membres), [n°10.a](#10--Cr%C3%A9er-des-partenariats-sp%C3%A9cifiques-avec-d%E2%80%99autres-structures-pour-la-mise-%C3%A0-disposition-des-locaux), [n°13.a](#13--Smart-doit-absolument-revoir-ses-sites-web).* ### 20- Smart doit absolument revoir et réactiver le site web Smart Agora *BE-ACC1/ BE-ACC2* Le site Smart Agora est totalement à revoir. Le design y est lourd, les informations sont difficiles d’accès. Il est primordial de disposer d’UN outil facile d’accès qui permettrait de décharger les conseiller·es de la mise en relation des membres. Le site doit être simplifié et attrayant. Il doit y avoir un lien avec les autres sites web Smart et de la cohérence graphique, de la structure et du contenu. Réactiver Smart Agora permettrait de stimuler la création de travail et le développement des projets/activités/entreprises en encourageant le networking et la collaboration entre les membres. *(Cfr. recommandation [n°9.c](#9--Smart-devrait-stimuler-la-cr%C3%A9ation-de-travail-et-le-d%C3%A9veloppement-des-projetsactivit%C3%A9sentreprises-en-encourageant-le-networking-et-la-collaboration-entre-les-membres), [n°13.a](#13--Smart-doit-absolument-revoir-ses-sites-web), [n°19](#19--Smart-fait-le-point-sur-les-pr%C3%A9c%C3%A9dentes-recommandations-SIP-li%C3%A9es-%C3%A0-Smart-Agora-ou-%C3%A0-la-cr%C3%A9ation-d%E2%80%99un-nouveau-Forum-Annuaire-et-les-met-en-place), [n°21](#21--Smart-doit-mettre-en-place-un-annuaire-des-soci%C3%A9taires) et [n°22](#22--Smart-travaille-%C3%A0-l%E2%80%99%C3%A9laboration-d%E2%80%99un-forum))* ### 21- Smart doit mettre en place un annuaire des sociétaires. *BE-ACC1* Au moyen de cet annuaire, les sociétaires de Smart peuvent se faire vivre entre elles et eux, être clients les un·es des autres. Cet annuaire peut être rendu public et permettre ainsi de nouvelles prestations avec « le monde extérieur ». Il ne doit pas être obligatoire pour les sociétaires de figurer dans l’annuaire. Smart peut se servir de cet annuaire pour faire appel aux sociétaires lors de la réalisation de projets ou en fonction de ses besoins. *(Cfr. Recommandation [n°9.c](#9--Smart-devrait-stimuler-la-cr%C3%A9ation-de-travail-et-le-d%C3%A9veloppement-des-projetsactivit%C3%A9sentreprises-en-encourageant-le-networking-et-la-collaboration-entre-les-membres), [n°9.e](#9--Smart-devrait-stimuler-la-cr%C3%A9ation-de-travail-et-le-d%C3%A9veloppement-des-projetsactivit%C3%A9sentreprises-en-encourageant-le-networking-et-la-collaboration-entre-les-membres), [n°10.a](#10--Cr%C3%A9er-des-partenariats-sp%C3%A9cifiques-avec-d%E2%80%99autres-structures-pour-la-mise-%C3%A0-disposition-des-locaux), [n°13.a](#13--Smart-doit-absolument-revoir-ses-sites-web), [n°20](#20--Smart-doit-absolument-revoir-et-r%C3%A9activer-le-site-web-Smart-Agora))* ### 22- Smart travaille à l’élaboration d’un forum *BE-ACC1* Le forum Smart Agora n’est plus un vrai forum. Un forum peut vraiment simplifier la vie des conseiller·es qui doivent répondre quotidiennement aux mêmes questions. Cela pourra réduire les temps de réponses qui sont actuellement trop longs. Le forum doit être une sorte de réseau social inter-Smart. Il doit faire partie d’un appel à projet au sein de la coopérative Smart. ++Proposition :++ Le forum doit : - a. Comporter plusieurs modérateur·rices et de préférence être animés par les conseiller·es afin de favoriser l’interconnaissance et l’accompagnement collectifs. - b. Être divisé par réseaux ou thèmes, des boutons de recherche et des archives par index, etc. - c. Prévoir des profils en lien avec les compétences (par exemple : travail de la pierre, pianiste, roi de la compta). - d. Comporter un agenda des événements professionnels des sociétaires. - e. Prévoir une Foire aux Questions où retrouver les questions les plus fréquentes ainsi que les réponses de façon rapide. - f. Offrir des outils pour développer le système de marrainage/parrainage entre les sociétaires *([Cfr. Recommandation n°5](#5--Inventer-des-rites-de-passage-au-soci%C3%A9tariat))*. *(Cfr. Recommandation [n°9.c](#9--Smart-devrait-stimuler-la-cr%C3%A9ation-de-travail-et-le-d%C3%A9veloppement-des-projetsactivit%C3%A9sentreprises-en-encourageant-le-networking-et-la-collaboration-entre-les-membres), [n°9.e](#9--Smart-devrait-stimuler-la-cr%C3%A9ation-de-travail-et-le-d%C3%A9veloppement-des-projetsactivit%C3%A9sentreprises-en-encourageant-le-networking-et-la-collaboration-entre-les-membres), [n°13.a](#13--Smart-doit-absolument-revoir-ses-sites-web), [n°19](#19--Smart-fait-le-point-sur-les-pr%C3%A9c%C3%A9dentes-recommandations-SIP-li%C3%A9es-%C3%A0-Smart-Agora-ou-%C3%A0-la-cr%C3%A9ation-d%E2%80%99un-nouveau-Forum-Annuaire-et-les-met-en-place), [n°20](#20--Smart-doit-absolument-revoir-et-r%C3%A9activer-le-site-web-Smart-Agora) et [Annexe I « Co-accompagnement »](#3-%E2%80%9CLe-co-accompagnement%E2%80%9D-pour-valoriser-les-qualifications-de-chacun%C2%B7e-des-soci%C3%A9taires-et-les-implications-que-portent-les-valeurs-coop%C3%A9ratives) ; Cfr. [SIP 2020-2021 Égalité de genre, recommandations 2.4](https://pad.smartcoop.io/s/recommandations-egalite-2021))* :::warning ## Annexe I : Quelques réflexions d’introduction du groupe de travail « Accompagnement » de Rennes, Paris, Lyon **Qui sommes-nous :** Le groupe est composé de personnes issues des métiers de la communication, de la photographie, de l'éducation populaire, de l'éducation des médias et de l'accompagnement dans les bureaux de Rennes, Paris et Lyon. Les sociétaires étaient invité·es à participer à une ou plusieurs réunions sans obligation de venir à tout, ce qui a notamment favorisé la venue de certaines personnes difficilement disponibles. Nous avons travaillé sur un format mixte présentiel-visio, ce qui a facilité les échanges et la participation. **L'accompagnement** est un processus indispensable pour l'inclusion dans une coopérative et la compréhension de son implication dans le travail des communs, de la transmission, du partage, d'une forme d’auto-gestion et d'entr'aide. Notre biais a en effet porté sur les aspects politiques et sociaux de l'accompagnement. Les membres ayant beaucoup parlé des valeurs de Smart, qui ont été un moteur pour leur choix d'intégration de cette structure. Nous sommes donc partis sur ce constat pour travailler l'accompagnement sous quatre angles : #### 1. "Qui accompagne qui" afin de traiter les problématiques des deux personnes qui sont en lien pendant l'accompagnement. Il est important de détailler le « qui » du·de la conseiller·e (profil, posture, disposition) et le « qui » des sociétaires (profils, attentes, engagements) pour montrer que les rapports de domination changent les postures professionnelles du·de la conseiller·e et les engagements coopératifs des sociétaires. #### 2. "Quel accompagnement" pour comprendre son cadre et ses moyens et l'inter connaissance nécessaire au développement de Smart. Sur l’accompagnement à l’accueil et sur la compréhension de ce qu’est Smart dans sa dimension coopérative permettant aussi l’interconnaissance nécessaire au développement de Smart, de nos activités et du métier d’accompagnant·es. => Faire du lien avec les recommandations 2020 sur la participation nécessaire des sociétaires à l’élaboration de ces recommandations, et notamment sur les besoins d’accompagnement des sociétaires. #### 3. "Le co-accompagnement" pour valoriser les qualifications de chacun·e des sociétaires et les implications que portent les valeurs coopératives. Le co-accompagnement rend possible l’inter connaissance inter membres et concrétiser, valoriser le sociétariat Smart et ses implications. #### 4. "L'accompagnement dans sa dimension inter structures" et les valeurs d'ouverture qu'elle apporte. Inscrire localement Smart dans l’écosystème entrepreneurial de l’ESS dans le but d’augmenter la visibilité de Smart et d’enrichir les capacités d’accompagnement des sociétaires. Ses quatre thèmes sont ainsi développés individuellement sur un modèle identique dans lequel nous posons plusieurs recommandations, mais aussi les moyens nécessaires à sa réalisation et l'échelle possible de sa mise en œuvre. ::: :::info ![](https://s3.standard.indie.host/pad-smartcoop-io/uploads/upload_edb3d748db754a5e36c7a52d1339a850.png) ##### [Toutes les recommandations 2020-2021](https://pad.smartcoop.io/s/recommandations) ##### [L'article Kronik sur les avancées](https://kronik.smart.coop/smart-in-progress-2020-2021-quelles-avancees/) ##### [Smart in Progress : le cycle, la méthode, les thématiques](https://www.smartfr.fr/smart-in-progress-2020-2021/) :::